Kapitel 3: Konzeption des neuen Records Management-Systems

Basierend auf den Kenntnissen, die während der Phase der Analyse des Vorhandenen erworben wurden, können die verbesserungswürdigen Punkte bestimmt und ein effizientes System vorgeschlagen werden, das dem Bedarf der Nutzer und den Anforderungen des Records Managements entspricht. Um alle für den Betrieb dieses neuen Systems nötigen Informationen zusammenzufassen, werden dieselben Instrumente verwendet, wie schon bei der Beschreibung der bestehenden Praxis: Records Management-Prozesse sowie Klassifikations- und Verwaltungsschema.

Da die Records Management-Systeme eng mit den Systemen zur Arbeitsverwaltung der Verwaltungseinheit verbunden sind, muss diese Phase in Zusammenarbeit mit den Vertretern der Verwaltungseinheit durchgeführt werden. Die Mitarbeitenden beteiligen sich ebenfalls aktiv an der Revision ihrer Arbeitsprozesse. Dadurch werden sie sich besser an das neue System anpassen können und ihre Schulung wird erheblich erleichtert. Ausserdem wird die Direktion regelmässig angegangen: Sie trifft die endgültigen Entscheide und validiert die Verwaltungsinstrumente, wodurch das Records Management-System mit der strategischen Führung der Verwaltungseinheit in Einklang gebracht werden kann.

3.1. Ausarbeitung der neuen Records Management-Verfahren

Die Records Management-Praxis jeder einzelnen Tätigkeit wird verbessert und in neuen Records Management-Prozessen formalisiert. Durch diese Revision können gleichzeitig bestimmte Prozesse virtualisiert werden (indem beispielsweise ein Papierformular durch ein Online-Formular ersetzt wird).

Die neuen Records Management-Prozesse werden mit der Unterstützung des Kontaktarchivars von einem externen Beauftragten ausgearbeitet. Diese Prozesse werden von der Direktion der Verwaltungseinheit validiert.

3.2. Ausarbeitung des neuen Klassifikations- und Verwaltungsschemas

Der Registraturplan, die Aufbewahrungsregeln und die Zugangsrechte werden ebenfalls revidiert und in einem neuen Klassifikations- und Verwaltungsschema zusammengefasst.

Das neue Klassifikations- und Verwaltungsschema wird vom externen Beauftragten zusammen mit dem Kontaktarchivar geführt. Es wird von der Direktion der Verwaltungseinheit und vom Staatsarchivar validiert.