Kapitel 7: Elektronisches Records Management

Egal auf welchem Träger sich die Dokumente und Daten befinden – die Grundsätze des Records Managements bleiben dieselben. Die elektronische Umgebung kann für den Ablauf einiger Records Management-Aufgaben allerdings eine Herausforderung sein.

7.1. Aneignung der Best Practices in Sachen elektronisches Records Management

Für ein gutes Records Management ist es unverzichtbar, dass alle Mitarbeitenden der Verwaltungseinheit die entsprechenden Praktiken kennen und umsetzen. Vor allem ist es wichtig zu wissen, wie die verschiedenen Tools zu verwenden, nach welchen Regeln die Dossiers und Dokumente zu benennen und wie die E-Mails zu verwalten sind. Einige wenige Regeln reichen aus, damit das Ganze geordnet abläuft.

7.2. Umsetzung des ECM-Systems innerhalb der Verwaltungseinheit

Das ECM-System (Enterprise Content Management oder Verwaltung von Inhalten des Unternehmens) ist ein Tool, mit dem die elektronischen Dokumente innerhalb des Staates Wallis verwaltet werden können. Es wird in den verschiedenen Verwaltungseinheiten schrittweise umgesetzt, um das aktuelle System mit den Laufwerken zu ersetzen, mit denen den Anforderungen in Sachen elektronisches Records Management nicht mehr entsprochen werden kann.

Das Staatsarchiv Wallis (StAW) schlägt vor, dass die Verwaltungseinheiten, die ein Records Management-Projekt in Angriff genommen haben, das ECM einführen. Die technischen Fragen (Lizenzen, Zugriffe usw.) sind dabei Sache der Kantonalen Dienststelle für Informatik, während sich das StAW um die Konfigurierung des Informatiksystems, die Schulung der Mitarbeitenden sowie um die Begleitung der ECM-Einführung kümmert, wenn die Verwaltungseinheit über ein Records Management-Projekt verfügt.

7.3. Ablieferung des elektronischen Archivguts an das Staatsarchiv Wallis

Das Staatsarchiv Wallis stellt den Verwaltungseinheiten eine Plattform zur Erhaltung und Archivierung der elektronischen Dokumente und Daten zur Verfügung, die für die dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind. Die elektronische Archivierung ist an eine Reihe Voraussetzungen geknüpft. Diese sind in einem Ablieferungsverzeichnis, das von der Verwaltungseinheit und vom Staatsarchiv Wallis erstellt wird, aufgeführt und definiert. Jeder Ablieferung geht das Erstellen eines Ablieferungsverzeichnisses für elektronisches Archivgut voraus (Verwaltungseinheit und Staatsarchiv Wallis).