Kapitel 7: Elektronisches Records Management
Egal auf welchem Träger sich die Dokumente und Daten befinden – die Grundsätze des Records Managements bleiben dieselben. Die elektronische Umgebung kann für den Ablauf einiger Records Management-Aufgaben allerdings eine Herausforderung sein, sodass spezielle Tools zur Bewältigung dieser Aufgaben erforderlich sind.
7.1. Aneignung der Best Practices in Sachen elektronisches Records Management
Für ein gutes Records Management ist es unverzichtbar, dass alle Mitarbeitenden der Verwaltungseinheit die entsprechenden Praktiken kennen und umsetzen. Vor allem ist es wichtig zu wissen, wie die verschiedenen Tools zu verwenden, nach welchen Regeln die Dossiers und Dokumente zu benennen und wie die E-Mails zu verwalten sind. Einige wenige Regeln reichen aus, damit das Ganze geordnet abläuft.
7.2. Umsetzung des ECM-Systems innerhalb der Verwaltungseinheit
Das ECM-System (Enterprise Content Management oder Verwaltung von Inhalten des Unternehmens) ist ein Tool, mit dem die elektronischen Dokumente innerhalb des Staates Wallis verwaltet werden können. Es wird in den verschiedenen Verwaltungseinheiten schrittweise umgesetzt, um das aktuelle System mit gemeinsamen Laufwerken zu ersetzen, mit denen den Anforderungen in Sachen elektronisches Records Management nicht mehr entsprochen werden kann. Laut Beschluss des Staatsrats vom 19. Juni 2019 soll das ECM-System bis spätestens Ende 2025 in allen Verwaltungseinheiten eingesetzt werden (Projekt ECM Services).
Das Staatsarchiv Wallis begleitet die Einführung des ECM-Systems für Verwaltungseinheiten, die ein Dokumentenmanagement-Projekt initiiert haben. Die technischen Fragen (Lizenzen, Zugriffe usw.) sind dabei Sache der Kantonalen Dienststelle für Informatik, während sich das Staatsarchiv Wallis um die Konfigurierung des Informatiksystems, die Schulung der Mitarbeitenden sowie um die Begleitung der ECM-Einführung kümmert, wenn die Verwaltungseinheit über ein Records Management-Projekt verfügt.
7.3. Ablieferung des elektronischen Archivguts an das Staatsarchiv Wallis
Ein Teil der elektronischen Informationen wird in spezifischen Geschäftsanwendungen verwaltet und nicht parallel in Papierform oder im ECM-System gehalten. Daher muss zu Beginn eines Implementierungsprojekts für eine Anwendung unbedingt geprüft werden, inwieweit die erzeugten Dokumente und Daten innerhalb der Anwendung verwaltet und archiviert werden können. Es muss während der gesamten Dauer des Entwicklungsprojekts darauf geachtet werden, dass geeignete Verfahren und technische Tools eingeführt werden, um darauf zu reagieren.
7.4. Ablieferung der elektronischen Dokumente und Daten an das Staatsarchiv Wallis
Das Staatsarchiv Wallis verfügt über eine Plattform zur Erhaltung und Archivierung der elektronischen Dokumente und Daten, die für die dauerhafte Aufbewahrung bestimmt sind. Das Hochladen von Dokumenten auf diese Plattform wird automatisch und für die Benutzer transparent vom ECM-System aus gesteuert.
Für zu archivierende elektronische Dokumente und Daten, die nicht direkt in ECM verwaltet werden (ältere Dokumente oder Daten, Daten aus Geschäftsanwendungen), ist ein Ablieferungsprotokoll zwischen der Geschäftseinheit und dem Staatsarchiv Wallis zu erstellen, in welchem die Anforderungen und die festzulegenden Prozeduren beschrieben und die erforderlichen technischen Prozesse definiert werden.