Kapitel 5: Dokumente vernichten und archivieren

Nach Ablauf der Dauer der administrativen und rechtlichen Nutzung (DARN) wird über die Endbestimmung der Dokumente entschieden: Der grosse Teil der Dossiers wird vernichtet, während der Rest dauernd aufbewahrt wird und das Archiv der Gemeinde bildet.

Sowohl die Vernichtung als auch die Archivierung der Dokumente müssen durch strenge Verfahren kontrolliert werden. Im Gegensatz zu den „Dokumenten zum Wegwerfen", welche vom dossierverantwortlichen Mitarbeiter beim Dossierabschluss direkt vernichtet werden können, dürfen die Dossiers nach Ablauf ihrer DARN nicht ohne formelle Bewilligung der Gemeindebehörden vernichtet werden. Die zur dauernden Aufbewahrung bestimmen Dossiers werden ihrerseits auf formelle Weise, mit Bewilligung des Aktenbildners (Dienststelle, Abteilung) archiviert.

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