Chapitre 3 : Concevoir le nouveau système de gestion des documents

En se fondant sur les connaissances acquises durant la phase d'analyse de l'existant, on peut identifier les points à améliorer et proposer un système efficace, qui répond aux besoins des utilisateurs et satisfait aux exigences d'une gestion ordonnée des documents. Pour synthétiser toutes les décisions et informations nécessaires au fonctionnement de ce nouveau système, on utilise les mêmes outils qui ont déjà servi pour décrire les pratiques existantes : procédures de gestion des documents et référentiel de classement et de gestion.

Comme les systèmes de gestion des documents sont intimement liés aux systèmes de gestion du travail de l'unité administrative, il convient pour cette étape de travailler en étroite collaboration avec les représentants de l'unité administrative. Les collaborateurs participent ainsi activement à la révision de leurs processus de travail, ce qui facilitera grandement leur adaptation au nouveau système et leur formation à son utilisation. Par ailleurs, la direction est consultée régulièrement ; c'est elle qui prend les décisions finales et valide les outils de gestion, ce qui garantit l'alignement du système de gestion des documents avec la direction stratégique de l'unité administrative.

3.1. Elaborer les nouvelles procédures de gestion des documents

Les pratiques de gestion des documents associés à chaque activité sont améliorées et
formalisées dans de nouvelles procédures de gestion des documents. Cette révision fournit l'occasion, notamment, de dématérialiser certains processus (en remplaçant, par exemple, un formulaire papier par un formulaire en ligne).

Le travail d'élaboration des nouvelles procédures de gestion des documents est conduit par le mandataire externe, avec l'appui de l'archiviste contact. Ces procédures sont validées par la direction de l'unité administrative.

3.2. Elaborer le nouveau référentiel de classement et de gestion

Le plan de classement, les règles de conservation et les droits d'accès sont également révisés et synthétisés dans un nouveau référentiel de classement et de gestion.

Le travail d'élaboration du nouveau référentiel de classement et de gestion est conduit
conjointement par le mandataire externe et l'archiviste contact. Le référentiel est validé par la direction de l'unité administrative et l'Archiviste cantonal.