Chapitre 4 : Mettre en oeuvre le nouveau système de gestion des documents

La mise en oeuvre du référentiel de classement et de gestion dans une unité administrative constitue un défi crucial, qui implique des changements majeurs dans les habitudes de travail de tous les collaborateurs.

4.1. Préparer la mise en oeuvre du nouveau système de gestion des documents

La mise en oeuvre doit être bien planifiée par la direction de l'unité administrative, et les collaborateurs clairement informés de son déroulement. Il convient, notamment, de décider quels dossiers on veut inclure dans le nouveau système. On recommande normalement de réorganiser les dossiers ouverts selon la nouvelle structure et de transférer les dossiers  clos tels quels vers un lieu de stockage intermédiaire.

Le travail de préparation de la mise en oeuvre du nouveau système de gestion des documents est conduit par le mandataire externe, avec l'appui de l'archiviste contact.

4.2. Réorganiser les dossiers papier

Les dossiers papier sont réorganisés dans du matériel homogène en fonction de la nouvelle structure de classement et clairement étiquetés. Le travail de réorganisation des dossiers papier est conduit par le mandataire externe, avec l'appui de l'archiviste contact.

4.3. Réorganiser les dossiers électroniques

Les dossiers électroniques sont réorganisés au sein d'une arborescence informatique commune. Le travail de réorganisation des dossiers électroniques est conduit par le  mandataire externe, avec l'appui de l'archiviste contact.

4.4. Traiter l'arriéré d'archives

Les dossiers qui ne sont pas réorganisés selon le nouveau système doivent être évalués pour identifier les documents qui peuvent être éliminés, ceux qui doivent être conservés par l'unité administrative et ceux qui doivent être versés aux Archives de l'Etat du Valais.

Le travail de traitement de l'arriéré d'archives est conduit par l'archiviste contact.