Chapitre 5 : Eliminer et archiver les documents

Au terme de la durée d'utilité administrative et légale (DUAL), les documents subissent leur sort final : la plus grande partie des dossiers est éliminée, tandis que le reste est conservé de manière définitive pour constituer les archives de la commune.

Tant l'élimination des documents que leur archivage doivent être contrôlés par des procédures strictes. Contrairement aux « papiers de corbeille », qui peuvent être détruits directement par le collaborateur responsable du dossier lors de la clôture de celui-ci, les dossiers arrivés au terme de leur DUAL ne peuvent pas être éliminés sans l'autorisation formelle de l'autorité communale. Les dossiers destinés à la conservation définitive sont, pour leur part, archivés de manière formelle, avec l'autorisation du producteur des documents (service, dicastère).

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