Les principes qui sous-tendent la gestion des documents et des archives restent inchangés quel que soit le support des documents et des données. Toutefois, l’environnement électronique présente des défis spécifiques dans le déroulement de certaines tâches de gestion des documents et des archives, ce qui implique la mise en place d’outils spécifiques afin d’y répondre.

7.1. Adopter des bonnes pratiques de gestion des documents et données électroniques

L’établissement de pratiques connues et appliquées par l’ensemble des collaborateurs de l’unité administrative est indispensable pour une bonne gestion des documents et données électroniques. En particulier, il est important de préciser comment doivent être utilisés les différents outils existants, quelles règles de nommage appliquer aux dossiers et documents, ou encore comment bien gérer son courrier électronique. De petites règles simples permettent d’éviter qu’une situation anarchique ne s’installe.

7.2. Mettre en œuvre le système ECM au sein de l’unité administrative

Le système ECM (Enterprise Content Management ou gestion de contenu d’entreprise)permet de gérer les documents sous forme électronique au sein de l’Etat du Valais. Il est progressivement mis en œuvre dans les différentes unités administratives afin remplacer les systèmes de disques partagés actuels qui ne permettent plus de répondre aux exigence en matière de gestion des documents sous forme électronique. Selon la décision du Conseil d’Etat du 19 juin 2019, il est prévu de déployer le système ECM dans l’ensemble des unités administratives au plus tard pour la fin 2025 (projet ECM Services).

Les Archives de l’Etat du Valais accompagnent la mise en œuvre du système ECM pour les unités administratives ayant initié un projet de gestion des documents. La gestion des éléments techniques (licences, accès, etc.) est de la compétence du Service cantonal de l’informatique, tandis que les Archives de l’Etat du Valais se chargent du paramétrage du système informatique, de la formation des collaborateurs ainsi que du suivi de sa mise en œuvre dans le cadre des projets de gestion des documents.

7.3. Inclure les exigences en matière de gestion des documents dans les applications métier

Certaines informations électroniques sont gérées dans des applications métier spécifiques et ne sont pas tenues parallèlement sous forme papier ou dans le système ECM. Il est dès lors indispensable de se questionner, dès le début du projet de mise en œuvre d’une application, sur la manière dont cette dernière est capable d’assurer la gestion et l’archivage des documents et données produits. Un suivi tout au long du projet de développement doit ainsi déboucher sur la mise en place de procédures et outils techniques adéquats pour y répondre.

7.4. Verser les documents et données électroniques aux Archives de l’Etat du Valais

Les Archives de l'Etat du Valais disposent d’une plate-forme de pérennisation et d'archivage des documents et données électroniques destinée à leur conservation à long terme. Le versement des documents sur cette plateforme est géré de manière automatisée et transparente pour les utilisateurs à partir du système ECM.

Pour les dossiers et données électroniques non gérés directement dans ECM et devant être archivées (anciens documents ou données, données provenant d’applications métier), il est nécessaire d’établir un protocole de versement conclu entre l’unité administrative et les Archives de l’Etat du Valais, décrivant les prérequis et procédures à mettre en œuvre et d’établir les processus techniques nécessaires.