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Les informations ci-dessous proviennent des documents de la Confédération. Vous trouverez tous les détails en téléchargeant le document PDF « Guide – Langue facile à lire » sur la page Outils pour une communication numérique accessible du Bureau fédéral de l’égalité pour les personnes handicapées (BFEH).

Introduction

Un Word et un PDF accessibles sont des documents conçus pour être utilisables par toutes et tous, y compris les personnes en situation de handicap. Le contenu est structuré et formaté de manière à être compatible avec les technologies d’assistance (comme les lecteurs d’écran) et à être lisible pour les personnes ayant des limitations visuelles, auditives, motrices ou cognitives.

Comment s’y prendre pour créer un document Word accessible

Si votre document Word est structuré en utilisant les styles prédéfinis dans Word, la conversion en PDF accessible est facilitée.

Utiliser les styles intégrés pour la structure
  • Utiliser les styles de titres (Titre 1, Titre 2, etc.) disponibles dans Word pour organiser le document afin de créer une structure hiérarchique et permettre aux lecteurs d’écran de naviguer facilement dans le contenu.
  • Utiliser des styles de liste pour les listes à puces ou numérotées, plutôt que d’ajouter des symboles ou des chiffres manuellement.
Ajouter des descriptions aux images et graphiques
  • Insérer un texte alternatif pour chaque image, graphique ou autre élément visuel en accédant aux options de format de l’image (clic droit > « Texte de remplacement »). Le texte alternatif doit être court et descriptif, expliquant l’image ou le graphique de manière concise.
  • Éviter d’inclure des informations importantes uniquement dans des images ; le texte doit être accessible séparément.
Assurer un contraste de couleur suffisant
  • Utiliser des couleurs de texte et de fond avec un contraste élevé pour assurer la lisibilité pour les personnes malvoyantes. Par exemple, le texte sombre sur un fond clair est plus lisible.
  • Éviter d’utiliser uniquement des couleurs pour transmettre une information). Utiliser des libellés ou d’autres repères visuels.
Utiliser une police lisible et une taille de texte adéquate
  • Opter pour des polices sans empattement (ou sans serif) comme Arial, Verdana ou Calibri, qui sont généralement plus lisibles.
  • Utiliser une taille de texte d’au moins 12 points pour le corps du texte et s'assurer que les titres soient visiblement plus grands.
Créer une table des matières automatique
  • Insérer une table des matières automatique basée sur les styles de titres pour permettre une navigation rapide et structurée dans le document, afin d’aider les utilisateurs, notamment ceux avec un lecteur d’écran, à repérer facilement les sections du document.
Utiliser des tableaux simples et ajouter des en-têtes
  • Privilégier des tableaux simples sans fusion de cellules et éviter les tableaux imbriqués, qui sont difficiles à interpréter pour les lecteurs d’écran.
  • Ajouter des en-têtes de colonne ou de ligne dans les tableaux, en les définissant comme « ligne d’en-tête » pour indiquer leur rôle.
Fournir des descriptions pour les liens
  • Utiliser des liens explicites, tels que « Accédez au guide utilisateur », plutôt que « Cliquez ici », afin de permettre aux utilisateurs de comprendre immédiatement le but du lien.
Utiliser l’outil de vérification de l’accessibilité de Word
  • Microsoft Word dispose d’un outil de vérification d’accessibilité intégré. Allez dans l’onglet « Révision » > « Vérificateur d’accessibilité ». Cet outil identifie les problèmes potentiels d’accessibilité et fournit des suggestions pour les corriger.
Bonnes pratiques
  • Structurer le document de manière logique : s’assurer que le contenu suit une structure claire et logique, avec des titres, sous-titres et paragraphes distincts. Une organisation bien pensée facilite la lecture et la compréhension.
  • Être concis dans les descriptions : le texte alternatif doit être concis, mais informatif. Éviter de répéter des informations inutiles : seules les informations essentielles à la compréhension de l’image doivent être mentionnées.
  • Éviter les éléments flottants : les éléments flottants (comme le rajout d’images, etc.) peuvent compliquer la navigation et la lisibilité pour les lecteurs d’écran. Utiliser plutôt des images alignées.
  • Vérifier les contrastes de couleur : utiliser des outils externes comme Colour Contrast Analyser pour vérifier les contrastes.
  • Tester avec un lecteur d’écran : si possible, effectuez un test en utilisant un lecteur d’écran comme NVDA ou JAWS pour vérifier que le document est bien interprété et que la structure est correcte.

Logiciels

  • Vérificateur d’accessibilité intégré de Word : cet outil identifie les problèmes d’accessibilité de base et offre des conseils sur la façon de les résoudre. Les versions récentes de Word (après 2010) ont un vérificateur d’accessibilité qui fonctionne de façon similaire au vérificateur d’orthographe. Pour l’utiliser, cliquer sur « Fichier > Information > Vérifier la présence de problèmes > « Vérifier l’accessibilité ». 
  • Lecteurs d’écran : utiliser des lecteurs d’écran pour tester le document (par exemple NVDA ou JAWS).
  • Contrast Checker : pour les documents contenant des couleurs personnalisées, des outils comme le Colour Contrast Analyser vérifient que le contraste est adéquat pour les personnes malvoyantes.

Comment s’y prendre pour créer un PDF accessible

La création d’un PDF accessible nécessite l’application de certaines étapes et de bonnes pratiques dès la conception du document, ainsi que l’usage d’outils spécialisés pour vérifier et valider l’accessibilité du fichier final.

Préparer le document source
  • Utiliser des styles structurés dans le document d’origine (Word, PowerPoint, etc.) : titres, sous-titres, paragraphes, listes, etc. Cela permettra de créer automatiquement des balises d’accessibilité lors de la conversion en PDF.
  • Ajouter des descriptions d’images (texte alternatif) pour tout contenu non textuel, comme les images, graphiques et diagrammes.
  • Assurer un contraste de couleur suffisant pour les textes et éléments visuels, afin de faciliter la lecture pour les personnes malvoyantes.
  • Éviter les éléments trop complexes (comme des tableaux imbriqués ou des mises en page en colonnes multiples) qui peuvent perturber la lecture par les technologies d’assistance.
Exporter le document en PDF
  • Depuis des logiciels comme Word ou InDesign, utilisez l’option « Exporter en PDF » en choisissant des paramètres de conservation des balises d’accessibilité.
  • Utiliser la fonction imprimer et transformer en PDF 24 pour maintenir l’accessibilité
  • Vérifier l’intégrité des balises après exportation, car les balises structurées (titres, paragraphes, etc.) ne sont pas toujours parfaitement conservées.
Utiliser Adobe Acrobat Pro (ou un logiciel équivalent) pour ajuster et vérifier l’accessibilité du PDF
  • Vérifier les balises de structure : s'assurer que tous les éléments du document sont correctement balisés (H1, H2 pour les titres, P pour les paragraphes, etc.).
  • Ajouter ou ajuster les descriptions d’images si elles ne sont pas importées correctement.
  • Vérifier l’ordre de lecture : cet aspect est essentiel pour que le contenu soit lu dans l’ordre logique par les lecteurs d’écran.
  • Remplir les métadonnées (titre du document, auteur, langue) pour améliorer l’accessibilité globale.
  • Utiliser l’outil de vérification d’accessibilité intégré dans Adobe Acrobat Pro pour détecter les problèmes éventuels.
Tester l’accessibilité avec un lecteur d’écran
  • Utiliser des outils comme NVDA (NonVisual Desktop Access) pour tester la lisibilité du PDF
  • Vérifier que le contenu est bien interprété.
Bonnes pratiques
  • Structure logique et hiérarchique : s’assurer que le contenu suit une structure logique, avec des titres hiérarchisés, des sections bien définies et un flux de contenu linéaire.
  • Descriptions d’images : fournir un texte alternatif descriptif pour chaque image ou élément graphique, en gardant à l’esprit la pertinence de l’information.
  • Contraste et couleurs : utiliser des couleurs suffisamment contrastées et éviter de transmettre de l’information uniquement par la couleur.
  • Liens descriptifs : les liens doivent être clairs et explicites (ex. : « Voir le guide de l’utilisateur » au lieu de « Cliquez ici »).
  • Tableaux simplifiés : limiter les tableaux à des structures simples et ajouter des en-têtes de colonne pour faciliter leur lecture par les technologies d’assistance.
  • Police lisible : privilégier des polices simples, sans empattement (ou sans serif), et éviter les tailles de texte trop petites.
  • Formulaires : si le PDF inclut des formulaires, veiller à ce que chaque champ soit correctement étiqueté pour indiquer sa fonction.

Logiciels

Outils pour vérifier et améliorer l’accessibilité des PDF :

  • Adobe Acrobat Pro (payant) : permet d’ajuster et de vérifier les balises d’accessibilité. 
  • PAC (PDF Accessibility Checker) : outil gratuit qui permet de vérifier le niveau d’accessibilité d’un PDF et d’identifier les points à améliorer. 
  • NVDA ou JAWS : lecteurs d’écran populaires pour tester la lisibilité et l’ordre de lecture d’un document.