Entreprise - Gestion de vos collaborateurs

Cette annonce doit être faite si votre employé perçoit des allocations familiales. Nous pouvons également sur demande modifier les acomptes que vous payez concernant les cotisations de votre entreprise si votre masse salariale se modifie de manière significative. Lorsque vous remplissez le décompte de fin d'année, indiquez le mois de départ de votre employé.

Oui, tous changements dans les conditions personnelles, financières et professionnelles des bénéficiaires peuvent modifier les prestations que nous versons. Il est donc important que vous ou vos employés nous annoncent sans retard les changements de situation.

Les cotisations sont dues jusqu'à l'âge légal de la retraite, c'est-à-dire 64 ans pour les femmes et 65 ans pour les hommes. Si votre employé part à la retraite avant, veuillez l'informer qu'il doit s'inscrire auprès de notre Caisse comme personne sans activité lucrative.

Comme vous ne versez pas de salaire, il n'y a pas de cotisation AVS à payer.

Si vous versez des allocations familiales, vous êtes tenus de les verser pendant 3 mois.

Concernant l'employé, ce dernier doit vérifier auprès de la Caisse de compensation s'il doit s'affilier comme personne sans activité lucrative afin d'éviter les lacunes de cotisations. 

Il devrait également vérifier sa situation par rapport aux autres assurances sociales (LAA, LPP etc.).

voir memento 2.03 - Cotisations des personnes sans activité lucrative

Le collaborateur est assuré dans son Etat de résidence à condition que l'activité lucrative qui y est exercée représente plus de 25 %. En principe, vous devez vous enregistrer comme employeur auprès des autorités d'assurances sociales étrangères et décompter les cotisations selon le droit étranger. Vous avez cependant la possibilité de conclure une convention avec votre employé, selon laquelle il décompte lui-même les cotisations dans son Etat de résidence. Les règles de coordination de l'UE prévoient dans ce cas que vous versiez votre cotisation d'employeur à votre employé, en sus de son salaire, conformément au droit étranger. Vous devez vous renseigner sur le montant de ces cotisations auprès de l'organisme de sécurité sociale étranger compétent ou vous en enquérir par le biais de votre employé.

Votre employé est assuré en Suisse pour un salaire réalisé en Suisse et à l'étranger à condition qu'il exerce une activité lucrative de plus de 25% en Suisse. Dès lors, vous établissez le décompte des assurances sociales uniquement pour le salaire réalisé au sein de votre entreprise.

Concernant les cotisations pour le salaire réalisé à l'étranger, c'est à votre employé de demander une attestation à la Caisse suisse qu'il remettra par la suite à son employeur à l'étranger.

Pour une activité lucrative en Suisse de moins de 25%, votre employé est en principe assuré dans l'Etat où son employeur principal a son siège.

Quand il travaille durablement pour un autre pays que la Suisse, il n'est plus assuré à la sécurité sociale suisse pour la vieillesse, le chômage, les accidents, la maladie et l'invalidité. De ce fait, il est assuré dans le pays d'emploi. Il paye dans ce pays les cotisations de la sécurité sociale.

Quand il travaille temporairement hors de la Suisse, il reste assuré à la sécurité sociale suisse si :

• Il continue à être dans une relation de travail.
• Il reçoit le salaire et les cotisations sont déduites.
• Il a la nationalité suisse ou d'un État membre de l'UE ou de l'AELE.
• Il travaille dans un Etat membre UE ou de l'AELE.

Pour toute activité en dehors de l'UE ou de l'AELE et si votre employé a une autre nationalité, veuillez vous adresser à la Caisse suisse de compensation.

Vous devez tout d'abord demander un permis de travail à l'Etat du Valais, Service de l'industrie, du commerce et du travail à Sion. L'employé frontalier ne peut en aucun cas prendre son emploi avant d'avoir reçu l'autorisation du canton, même durant la période d'essai.

Concernant l'impôt à la source vous pouvez contacter le service des contributions ou vous référer au document « directives et barèmes ».

Selon les accords bilatéraux, le frontalier a les mêmes droits aux allocations familiales qu'un employé suisse. Si c'est la Caisse qui verse les allocations, elle déduit 5% d'impôt à la source. Mais pour le calcul du pourcentage de l'impôt à la source que vous devez déterminer, il est nécessaire de rajouter le montant des allocations familiales.

Vous devez indiquer deux fois votre employé sur le décompte. La première fois jusqu'au mois où votre employé a atteint l'âge de la retraite.

La deuxième fois après l'âge légal de la retraite en tenant compte d'une déduction de CHF 1'400.-/mois sur son salaire qui n'est pas soumis à cotisation.

Les employeurs ne sont plus tenus d'annoncer à la Caisse de compensation AVS les nouveaux collaborateurs dans les 30 jours suivant leur entrée en fonction, mais pourront le faire au plus tard lors de l'établissement du décompte salarial au début de l'année suivante.

Pour les personnes ayant un numéro d’AVS (NNSS), l’annonce doit être faite au plus tard lors de l’établissement du décompte salarial en début de l’année suivante.

Pour les personnes n’ayant pas de numéro AVS (NNSS), l’annonce doit être faite dans un délai de 30 jours dès l’entrée en fonction.

Vous pouvez vous connecter à notre E-Business ou remplir le formulaire « Annonce des nouveaux collaborateurs » et le transmettre par courrier ou par email avec une copie de la pièce d’identité.

• Veuillez prendre note que si votre masse salariale varie d'au moins 10% et se retrouve supérieure à CHF 20'000.- suite à l'engagement d'un nouveau collaborateur, vous êtes tenus d'en informer la caisse de compensation.
• Si vous engagez du personnel qui réside dans un pays de l'UE et qui travaille également dans son pays de résidence, nous devons contrôler si cette personne est soumise à la loi AVS suisse. Dans de tels cas, contactez-nous.

Oui, les employés qui sont temporairement dans un autre pays et qui accomplissent une mission pour leur employeur suisse sont soumis au régime de sécurité sociale du pays d’origine. Vous pouvez accéder aux formulaires utiles pour les demandes de détachement directement sur ce lien.

Si vous employez dans votre entreprise ou dans le cadre privé (ménage) des résidents de l'UE et qui travaillent également dans leur pays de résidence, la Caisse de compensation doit vérifier leur affiliation car ces derniers sont également assujettis aux paiements des cotisations en Suisse.