Dokumentenverwaltung (Records Management)
Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente
Eine geordnete Verwaltung der Dokumente und Archive setzt voraus, dass der gesamte Lebenszyklus der Dokumente – von ihrer Erstellung oder ihrem Empfang durch die Verwaltung bis zu ihrer kontrollierten Vernichtung oder Archivierung (Ablieferung oder Hinterlegung im Staatsarchiv) – berücksichtigt wird.
Der Lebenszyklus der Dokumente gilt für sämtliche Dokumente, unabhängig von ihrer Art oder ihrem Träger (Papier oder elektronisch).
Dokumentenverwaltung (Records Management)
Die Dokumentenverwaltung – oder das Records Management – ist der Grundstein für eine transparente Verwaltung und einen sachgemässen Schutz der sich im Besitz der Behörden (Kanton, Einwohner- und Burgergemeinden) befindlichen Personendaten und besonders schützenswerten Daten.
Ein geeignetes System zur Dokumentenverwaltung bedingt für den gesamten Lebenszyklus der Dokumente
- die Dokumentenorganisation innerhalb eines Registratursystems;
- die Kontrolle des Zugangs zu den Dossiers;
- die Verwaltung der den jeweiligen Dossiers zugeteilten Aufbewahrungsdauer.
Das GIDA sieht vor, dass Behörden (Kanton, Einwohner- und Burgergemeinde) sowie die von ihnen abhängigen Beamten ihre amtlichen Dokumente in geordneter Weise verwalten und aufbewahren. (Art.41).
Archivierung
Einige von den Angestellten der Kantonsverwaltung oder Einwohner- und Burgergemeinden erstellten Dossiers gelten als archivierungswürdig. Nach Beendigung ihrer aktiven Phase, in der sie noch häufig benutzt werden, müssen diese Dossiers archiviert werden.
Die Archivierung umfasst
- die Dokumente durch Verwendung von fachgerechten Materialien zu konditionieren, damit eine dauerhafte Aufbewahrung gewährleistet werden kann;
- die Dossiers in Inventaren zu erschliessen;
- der Öffentlichkeit die Inventare der archivierten Dossiers zur Verfügung zu stellen;
- die Aufbewahrung der archivierten Dossies zu gewährleisten;
- die Einsichtnahme in die archivierten Dossiers unter Einhaltung der im GIDA festgelegten Schutzfristen zu ermöglichen.
Das GIDA sieht vor, dass die kantonale Verwaltung und die Einwohner- und Burgergemeinden Dokumente, die für die Führung der laufenden Geschäfte nicht mehr von Nutzen sind, dem betroffenen Archiv anbieten (Art. 42).
Das Staatsarchiv Wallis gewährleistet die Archivierung der vom Staat Wallis produzierten Dokumente (Legislative, Exekutive und Judikative) sowie von staatsnahen Institutionen.
Die Gemeinden sind angehalten ihre eigenen Archive zu führen. Sie können allerdings ihre älteren Archive (bis circa 1970) im Staatsarchiv Wallis hinterlegen. Dies gemäss den gegebenen Modalitäten.
Hilfe durch das Staatsarchiv Wallis
Das Staatsarchiv Wallis ist die Referenzbehörde in Fragen zur Dokumentenverwaltung und Archivierung, unabhängig von Art und Träger der Dokumente. Es stellt zudem die Aufsichht über die Gemeindearchive sicher.
Zur Unterstützung der Verwaltung stellt das Staatsarchiv Wallis das Handbuch « Records Management » zur Verfügung und organisiert Schulungen. Die Archivare und Archivarinnen beantworten Anfragen und statten Besuche ab.
Siehe auch: