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Verfahren

Bei Eingang des Gesuchs um Information oder Zugang zu einem amtlichen Dokument muss die zuständige Person eine rasche Prüfung vornehmen:

  1. Kontrollieren, ob das Gesuch ein amtliches Dokument betrifft.
  2. Prüfen, ob das Gesuch einen offenkundig unverhältnismässigen Aufwand im Sinne von Artikel 16 ARGIDA verursacht. Ist dies der Fall, sollte dem Gesuchsteller eine Alternative vorgeschlagen werden (z.B. ein weniger umfangreiches Gesuch stellen, eine kürzere Antwort vorschlagen).
  3. Prüfen, ob ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse (àKapitel 2.2 des Handbuchs) oder ein anderes kantonales oder eidgenössisches Gesetz der vollständigen oder teilweisen Bekanntgabe der Information oder des amtlichen Dokuments entgegensteht. Die betroffenen Dritten werden konsultiert, wenn der Zugang zu einem amtlichen Dokument oder zu Daten einem überwiegenden privaten Interesse im Sinne von Artikel 15 GIDA entgegenstehen könnte.
  4. Im Bedarfsfall den Gesuchsteller über eine allfällige Gebührenpflicht (Art. 22-24 ARGIDA) oder die Verlängerung der Antwortfrist um zehn Tage (Art. 50 GIDA) informieren.

Sollten im Rahmen dieses Verfahrens Fragen bezüglich der Anwendung des Gesetzes auftauchen, so kann sich die zuständige Person an die Staatskanzlei des Kantons Wallis wenden.

Nach Prüfung der obigen vier Punkte und wenn nichts gegen die Bekanntgabe der Information oder des amtlichen Dokuments spricht, muss die zuständige Person auf die Einhaltung der Antwortfrist, d.h. zehn Tage ab Erhalt des Gesuchs, achten. Diese Frist kann um zehn Tage verlängert werden, wenn die verlangten amtlichen Dokumente:

  • umfangreich sind: z.B. die verlangten Informationen machen Nachforschungen in zahlreichen Dokumenten, Büchern oder Datenbanken erforderlich;
  • komplex sind: z.B. die Anonymisierung der Dokumente erweist sich aufgrund der Komplexität des Themas oder der Interessenabwägung als schwierig;
  • schwer zu beschaffen sind: z.B. die Beschaffung der Dokumente erfordert ausgedehnte Archivrecherchen.

Die Fristverlängerung muss die Ausnahme bleiben. Eine Fristverlängerung ist nur dann gerechtfertigt, wenn eine Beantwortung innerhalb der ordentlichen Frist aus zwingenden Gründen nicht möglich ist.

Wenn die Behörde beabsichtigt, den Zugang zu einem Dokument einzuschränken oder zu verweigern, so hat sie die interessierten Personen darüber zu informieren. Gleichzeitig hat sie diese über die zehntägige Frist zur Beantragung der Eröffnung eines Schlichtungsverfahrens beim Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten  in Kenntnis zu setzen.

Welche Auskünfte gibt es?

Dokumentenverwaltung (Records Management)

Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente

Eine geordnete Verwaltung der Dokumente und Archive setzt voraus, dass der gesamte Lebenszyklus der Dokumente – von ihrer Erstellung oder ihrem Empfang durch die Verwaltung bis zu ihrer kontrollierten Vernichtung oder Archivierung (Ablieferung oder Hinterlegung im Staatsarchiv) – berücksichtigt wird.

Der Lebenszyklus der Dokumente gilt für sämtliche Dokumente, unabhängig von ihrer Art oder ihrem Träger (Papier oder elektronisch).

 

Dokumentenverwaltung (Records Management)

Die Dokumentenverwaltung – oder das Records Management – ist der Grundstein für eine transparente Verwaltung und einen sachgemässen Schutz der sich im Besitz der Behörden (Kanton, Einwohner- und Burgergemeinden) befindlichen Personendaten und besonders schützenswerten Daten.

Ein geeignetes System zur Dokumentenverwaltung bedingt für den gesamten Lebenszyklus der Dokumente

  • die Dokumentenorganisation innerhalb eines Registratursystems;
  • die Kontrolle des Zugangs zu den Dossiers;
  • die Verwaltung der den jeweiligen Dossiers zugeteilten Aufbewahrungsdauer.

Das GIDA sieht vor, dass Behörden (Kanton, Einwohner- und Burgergemeinde) sowie die von ihnen abhängigen Beamten ihre amtlichen Dokumente in geordneter Weise verwalten und aufbewahren. (Art.41).

 

Archivierung

Einige von den Angestellten der Kantonsverwaltung oder Einwohner- und Burgergemeinden erstellten Dossiers gelten als archivierungswürdig. Nach Beendigung ihrer aktiven Phase, in der sie noch häufig benutzt werden, müssen diese Dossiers archiviert werden.


Die Archivierung umfasst

  • die Dokumente durch Verwendung von fachgerechten Materialien zu konditionieren, damit eine dauerhafte Aufbewahrung gewährleistet werden kann;
  • die Dossiers in Inventaren zu erschliessen;
  • der Öffentlichkeit die Inventare der archivierten Dossiers zur Verfügung zu stellen;
  • die Aufbewahrung der archivierten Dossies zu gewährleisten;
  • die Einsichtnahme in die archivierten Dossiers unter Einhaltung der im GIDA festgelegten Schutzfristen zu ermöglichen.

Das GIDA sieht vor, dass die kantonale Verwaltung und die Einwohner- und Burgergemeinden Dokumente, die für die Führung der laufenden Geschäfte nicht mehr von Nutzen sind, dem betroffenen Archiv anbieten (Art. 42).

Das Staatsarchiv Wallis gewährleistet die Archivierung der vom Staat Wallis produzierten Dokumente (Legislative, Exekutive und Judikative) sowie von staatsnahen Institutionen.

Die Gemeinden sind angehalten ihre eigenen Archive zu führen. Sie können allerdings ihre älteren Archive (bis circa 1970) im Staatsarchiv Wallis hinterlegen. Dies gemäss den gegebenen Modalitäten.

 

Hilfe durch das Staatsarchiv Wallis

Das Staatsarchiv Wallis ist die Referenzbehörde in Fragen zur Dokumentenverwaltung und Archivierung, unabhängig von Art und Träger der Dokumente. Es stellt zudem die Aufsichht über die Gemeindearchive sicher.

Zur Unterstützung der Verwaltung stellt das Staatsarchiv Wallis das Handbuch « Records Management » zur Verfügung und organisiert Schulungen. Die Archivare und Archivarinnen beantworten Anfragen und statten Besuche ab.

Siehe auch:

Archives de l’Etat du Valais
Rue de Lausanne 45, 1950 Sion
027 606 46 00
Pour l’Etat du Valais : sc-ac-recordsmanagement@admin.vs.ch
Pour les communes valaisannes : sc-ac-communes@admin.vs.ch