Communication du Service du registre foncier - Modification des articles 19 al. 2 et 19 al. 4 OcRF
Le 1er octobre 2025 entreront en vigueur les modifications des articles 19 al. 2 et 19 al. 4 OcRF. Actuellement, l’art. 19 al. 2 OcRF impose le dépôt de la minute (version papier en original) au registre foncier.
Avec la modification de l’art. 19 al. 2 OcRF, seules une expédition certifiée conforme de la minute (+ réquisitions) et une copie certifiée conforme des annexes valant pièces justificatives seront nécessaires à l’inscription d’un acte authentique au registre foncier. Ce changement législatif aura notamment pour conséquence que la minute (l’original de l’acte) ne quittera plus l'étude du notaire pour l’inscription d’un acte authentique. Cette modification législative poursuit également les buts suivants : diminution du risque de perte de la minute, diminution du temps de traitement des dossiers par le registre foncier et gain de temps pour la préparation et l’envoi des dossiers par le notaire. Par ailleurs, cette nouvelle disposition est indispensable au transfert électronique des réquisitions via les plateformes de transmission numériques prévues courant 2026.
S’agissant des annexes à produire, il a été décidé de maintenir la pratique actuelle, à savoir que devront figurer en qualité d’annexes (en copies certifiées conformes) tous les documents donnant à l’acte authentique sa pleine et entière validité, tant matérielle que formelle, à l’exception des procurations (voir ci-après). Il est précisé que la mention selon laquelle il s’agit d’une copie certifiée conforme des annexes ne figurera qu’à la suite du lot d’annexes et non sur chaque annexe individuellement. A titre supplétif, il a été décidé, que les copies certifiées conformes des annexes, lors de leur présentation au registre foncier, devront être classées par ordre de parution dans la minute.
Ainsi, seules l’expédition certifiée conforme de la minute (+ réquisitions) et la copie certifiée conforme de toutes les annexes constitueront la pièce justificative disponible sur Atom. En plus des documents sus décrits, conformément à l’art. 51 al. 1 let. a ORF, devront également être transmis au registre foncier, en copie libre uniquement : une copie du passeport ou de la carte d’identité, ainsi que, soit une copie du certificat d’assurance, soit la carte d’assuré ou encore une déclaration écrite de la personne indiquant son lieu de naissance, son nom de famille, son numéro AVS, les prénoms de ses parents et, si elle est mariée, son nom de célibataire. Le formulaire fiscal (gains immobiliers) devra également accompagner (en copie libre également) les documents susmentionnés.
Concernant les procurations, étant donné que la validité des pouvoirs de représentation relève uniquement de la responsabilité des notaires, ces dernières ne devront plus être produites au registre foncier, mais devront toutefois être annexées à la minute (document original resté chez le notaire) en vertu de l’art. 87 al. 5 LN et conformément au nouvel art. 19 al. 4 OcRF.
En résumé, les pièces à transmettre (en copie) au registre foncier pour inscription et enregistrement sont les suivantes :
- Contrat/Acte + réquisitions (suivi d’une page indiquant qu’il s’agit d’une expédition certifiée conforme à la minute + sceau et signature du notaire) ;
- Annexes dans l’ordre des clauses contenues dans le Contrat/Acte (suivies d’une page indiquant qu’il s’agit d’une copie certifiée conforme des annexes à la minute + sceau et signature du notaire);
- A part, en copie libre/simple: les pièces listées à l’art. 51 al. 1 lit. a ORF (passeport ou carte d’identité ; certificat d’assurance visé à l’art. 135bis RAVS ou carte d’assuré visée à l’art. 1 OCA ou déclaration écrite de la personne indiquant son lieu de naissance, son nom de famille, son numéro AVS, les prénoms de ses parents et, si elle est mariée, son nom de célibataire), ainsi que le formulaire fiscal (gains immobiliers).
A partir du 1er octobre 2025, les minutes devant faire l’objet d’une inscription et qui parviendront dans les registres fonciers ne seront plus contrôlées et seront immédiatement retournées par envoi postal à l’expéditeur aux frais de celui-ci. La censure des actes s’effectuera uniquement sur la base des documents mentionnés dans l’encadré ci-dessus.
A toute fin utile, il est précisé que, pour les actes transmis au registre foncier à but d’enregistrement uniquement, l’original de l’acte devra toujours être produit (p. ex : mandat pour cause d’inaptitude).