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Procédure

A réception de la demande d’information ou d’accès à un document officiel, la personne désignée devra procéder à un premier examen rapide:

  1. contrôler si la demande porte sur des documents officiels ;
  2. examiner d’emblée si le travail occasionné par la demande sera manifestement disproportionné au sens de l’art.16 RèLIPDA ; si tel est le cas, proposer au demandeur des solutions de rechange (p.ex. reformuler une demande moins vaste) ;
  3. examiner s’il existe un intérêt public ou privé prépondérant , ou une autre loi cantonale ou fédérale s’opposant à la diffusion totale ou partielle de l’information ou du document officiel demandés. Les tiers concernés sont consultés lorsque l’accès à un document officiel ou des données peut porter atteinte à un intérêt prépondérant privé selon l’art. 15 LIPDA ;
  4. si nécessaire, prendre contact avec le demandeur pour lui signaler qu’un émolument pourra lui être facturé (art. 22, 23, 24 RèLIPDA) ou pour l’informer que l’autorité prolongera le délai de réponse de dix jours (art. 50 LIPDA).


Durant cette marche à suivre, il est conseillé à la personne désignée de s’adresser à la Chancellerie d’Etat du canton de Valais  en cas de doute sur l’application de la loi.
 
Une fois les quatre points décrits ci-dessus examinés, et si rien ne s’oppose à la transmission de l’information ou du document officiel, la personne désignée devra veiller à respecter les délais pour la réponse, à savoir 10 jours dès réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de 10 jours si les documents officiels demandés sont:

  • volumineux: p.ex. les informations demandées nécessitent des recherches dans de nombreux documents, livres ou données électroniques ;
  • complexes: p.ex. le caviardage des documents s’avère difficile en raison de la complexité du sujet ou de la pesée des intérêts en présence ;
  • difficiles à obtenir: p.ex. les documents nécessitent des recherches approfondies dans les archives.

La prolongation du délai doit rester exceptionnelle. Seuls les motifs impérieux qui, objectivement, empêchent de répondre dans le délai ordinaire, justifient une prolongation.

Lorsque l’Autorité entend limiter ou refuser l’accès à un document, elle doit en informer les intéressés. En même temps, elle doit leur indiquer qu’ils disposent d’un délai de 10 jours pour demander l’ouverture d’une procédure de médiation  auprès du préposé.

 

Que peut-on donner ?

Archivage et gestion ordonnée de documents

Gestion du cycle de vie des documents

Une bonne gestion des documents et des archives implique aujourd’hui de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur réception ou leur création par une administration jusqu’à leur élimination contrôlée ou leur archivage (versement ou dépôt aux Archives).

Le cycle de vie s’applique à tous les documents, quels qu’en soient le type ou le support (papier ou électronique).

Gestion ordonnée des documents

Une gestion ordonnée des documents et des données – que l’on appelle en anglais records management – est la pierre angulaire d’une gestion transparente des affaires et d’une protection adéquate des données personnelles et sensibles en possession des administrations cantonale, communales ou bourgeoisiales.

Un bon système de gestion des documents suppose de maîtriser l’ensemble de leur cycle de vie, à travers

  • l’organisation des documents au sein d’un système de classement ;
  • le contrôle des accès aux dossiers ;
  • la gestion des durées de conservation assignées aux dossiers.

La LIPDA prévoit que les administrations cantonale, communales et bourgeoisiales, ainsi que les employés qui en dépendent gèrent et conservent d’une manière ordonnée les documents officiels (art.41).

Archivage

Certains dossiers constitués par les collaborateurs des administrations cantonale, communales et bourgeoisiales possèdent une valeur qui les destine à une conservation définitive. Une fois leur phase active terminée, pendant laquelle ils sont fréquemment utilisés, ces dossiers doivent être archivés.

L’archivage implique

  • de conditionner les documents en utilisant du matériel ou des formats spécifiques pour assurer une bonne conservation à travers le temps ;
  • de décrire les dossiers dans des inventaires ;
  • de mettre à disposition les inventaires des dossiers archivés ;
  • d’assurer la conservation des dossiers archivés ;
  • de permettre la consultation des dossiers archivés, selon les bases légales en vigueur.

La LIPDA prévoit que les administrations cantonale, communales et bourgeoisiales proposent les documents qui ne sont plus utiles pour l’expédition courante des affaires aux Archives concernées (art.42).

Les Archives de l’Etat du Valais assurent l’archivage des documents produits par l’Etat du Valais (pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire) ainsi que des organes paraétatiques.

Les communes sont tenues de constituer et de conserver leurs archives. Elles peuvent toutefois déposer leurs archives anciennes (jusqu’en 1970 environ) aux Archives de l’Etat du Valais, selon les modalités définies par ces dernières.

Soutien des Archives de l’Etat du Valais

Les Archives de l’Etat du Valais sont l’autorité de référence pour les questions liées à la gestion ordonnée et l’archivage des documents, quel qu’en soient le type et le support. Elles assurent également la surveillance des archives communales.

Afin de soutenir les différentes administrations, les Archives de l’Etat du Valais mettent à leur disposition des Guides de gestion des documents et des archives et organisent des cours de formation. Les archivistes se tiennent également à leur disposition pour tout conseil ou visite.

En relation :

Archives de l’Etat du Valais
Rue de Lausanne 45, 1950 Sion
027 606 46 00
Pour l’Etat du Valais : sc-ac-recordsmanagement@admin.vs.ch
Pour les communes valaisannes : sc-ac-communes@admin.vs.ch