Eine Vielzahl an persönlichen Treffen oder Besprechungen wird derzeit durch Videokonferenzen ersetzt. Es ist jedoch nicht jedermanns Sache, auf ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu verzichten und seine Kolleginnen und Kollegen nur durch die Computerkamera zu erblicken. Obschon so eine Videokonferenz, richtig eingesetzt, viele Vorteile bieten kann. Etwa, was zeitliche und räumliche Flexibilität, aber auch das Einsparen von Ressourcen angeht.

Damit die virtuelle Besprechung ein Erfolg wird, hat der Staat Wallis einen Leitfaden für sein Personal erstellt, der wichtige Tipps zur mobilen Arbeit, insbesondere zu Videokonferenzen und Hybridsitzungen, liefert. Einige davon haben wir zusammengefasst.

Vorbereitung

Dauer und Rhythmus

Bei einer Video- oder Telefonkonferenz ist es schwieriger, auf Dauer konzentriert zu bleiben. Folglich wird empfohlen, Sitzungen mit einer Dauer von höchstens 1,5 Stunden und mit nicht mehr als 45 aufeinanderfolgenden Minuten zu planen. Machen Sie ungefähr alle 45 Minuten eine Pause (5 Minuten genügen), während der sich alle vom Computer entfernen und die notwendige Pause machen, um sich auf die folgende Sequenz konzentrieren zu können.
 

Gruppengrösse

Es wird empfohlen, höchstens zehn Personen zu vereinen oder Untergruppen zu bilden, wenn die verwendeten Hilfsmittel dies ermöglichen.

Zuverlässige Technik

Nicht nur die inhaltliche Planung, auch eine moderne und zuverlässige Konferenztechnik ist essentiell. Diese umfasst eine schnelle und störungsfreie Internet- oder WLAN-Verbindung, eine Kamera, ein Mikrofon und einen Monitor. Testen Sie Ihre Ausrüstung vor Beginn einer Konferenz.

Das richtige Licht

Unter- wie auch überbelichtete Bilder hemmen die Konzentration deutlich. Deshalb sollte die Kamera nicht in Richtung Fenster gerichtet sein, da das Bild so zu dunkel erscheint. Ebenso sollte keiner der Teilnehmer geblendet oder durch reflektierende Flächen im Raum gestört werden. Für eine angenehme Helligkeit sorgen Tageslichtlampen.

Hintergrund

Um Ablenkungen zu vermeiden, sollte das Sichtfeld der Kamera möglichst von unnötigem Mobiliar, Unordnung auf dem Tisch, Zierpflanzen, Kunstwerken oder sich bewegenden Objekten freigehalten werden.

Kleidung

Verzichten Sie bei einer Videokonferenz auf klein gemusterte Kleidung. Solche Muster führen am Bildschirm zur Interferenzbildung. Das heisst, sie erzeugen ein Flackern im Bild, das die Aufmerksamkeit hemmt. Setzen Sie stattdessen lieber auf gedeckte Farben.

Während der Sitzung

Interaktion / Kommunikation

• Stellen Sie das Mikrofon aus, wenn Sie nicht sprechen.
• Greifen Sie mit dem Chat oder gemeinsamen Moderationsgesten ein
• Unterbrechen Sie die sprechende Person nur bei dringenden und wichtigen Beiträgen.
• Lassen Sie andere zu Wort kommen.
• Rekapitulieren Sie den Diskussionsinhalt regelmässig.
• Halten Sie den Verlauf der Diskussion fest, beispielsweise mit geteilten Notizen oder Screenshot.

Nach der Sitzung

Feedback

Holen Sie sich bei den Teilnehmenden ein Feedback zur Online-Sitzung ein. So kann eine Grundlage geschaffen werden, die zur kontinuierlichen Verbesserung der Videokonferenzen beitragen kann.

Sitzungsprotokoll

Stellen Sie das Sitzungsprotokoll unmittelbar nach der Zusammenkunft den Teilnehmenden zur Verfügung. Ein schriftliches Festhalten erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die teilnehmenden Personen das Vereinbarte und Besprochene auch tatsächlich einhalten.