Reportage Schon bald ist Schluss mit Briefen und Couverts. Die Dienststelle für Strassenverkehr und Schifffahrt ebnet den Weg für einen digitalisierten Posteingang bei der Kantonsverwaltung.

SCHLUSS MIT PAPIERCOUVERTS

Nachdem die Schweizerische Post seit dem 1. April ihren Kundinnen und Kunden die Möglichkeit bietet, Briefe digital zu versenden und zu empfangen, hält dieses Angebot nun auch bei der Kantonsverwaltung Einzug. Den Weg dafür geebnet hat die Dienststelle für Strassenverkehr und Schifffahrt: Seit dem 14. April 2026 geht bei der DSUS die gesamte Korrespondenz ihrer Kundinnen und Kunden in digitaler Form ein. Was konkret heisst, dass die Mitarbeitenden über einen digitalen Mailroom (Inbox) auf ihre Korrespondenz zugreifen. Briefumschläge verschwinden, die Post wird digitalisiert. «Das Projekt wurde schon vor einiger Zeit angestossen. Dass wir nun endlich von der Konzipierung in die Produktionsphase wechseln konnte, ist eine grosse Erleichterung», betont Annik Balet, Chefin der Sektion Administration und Logistik bei der DSUS, welche die Einführung des Projekts managt.

Das Projekt wurde schon vor einiger Zeit angestossen. Dass wir nun endlich von der Konzipierung in die Produktionsphase wechseln konnte, ist eine grosse Erleichterung

DIGITALISIERUNG IN ZÜRICH

Im Durchschnitt bearbeitet die DSUS jeden Tag rund 250 Couverts. Seit Mitte April nimmt diese Korrespondenz den Weg nicht mehr über Sitten, sondern wird nach Zürich zum Dienstleister Arcplace umgeleitet. Dort werden die Schreiben geöffnet und eingescannt und dann im digitalen Mailroom der DSUS abgelegt. Gewisse Dokumente können, wenn nötig, physisch weitergeleitet werden. Arcplace ist seit über 20 Jahren in diesem Bereich tätig und bearbeitet jährlich rund 15 Millionen Dokumente für seine Kundinnen und Kunden aus dem Bank-, Versicherungs- und Verwaltungswesen. «Es setzen mehrere Kantone auf die Digitalisierung ihrer Post. Die meisten tun dies aber intern und nutzen dafür die eigenen Ressourcen. Das Wallis hat einen anderen Ansatz gewählt und die anfallende Arbeit komplett ausgelagert», erklärt Romain Rochat, der bei Arcplace für die Westschweiz verantwortlich ist.

OUTSOURCEN ODER NICHT?

Dabei hat die Kantonsverwaltung beide Optionen – die interne oder externe Digitalisierung – genau geprüft. Die interne Variante wurde rasch verworfen – zu teuer, zu aufwendig in der Umsetzung: «Wir hätten in ein Scan-Zentrum investieren und ein entsprechendes Team dafür einstellen müssen. Gleichzeitig beobachten wir, dass das Volumen der physischen Post von Jahr zu Jahr zurückgeht», begründet Jean-Christophe Crettenand, Projektleiter für die Digitalisierung des Posteingangs beim Staat Wallis, das Outsourcing.

Die Kosten dafür liegen bei gut einem Franken pro Brief. Dafür ist die Lösung flexibel und an Schwankungen beim Arbeitsvolumen angepasst.

Wir hätten in ein Scan-Zentrum investieren und ein entsprechendes Team dafür einstellen müssen. Gleichzeitig beobachten wir, dass das Volumen der physischen Post von Jahr zu Jahr zurückgeht

DER MENSCH IM MITTELPUNKT

Bei der Dienststelle für Strassenverkehr und Schifffahrt betrifft diese digitale Revolution das gesamte Personal, also rund 100 Personen. Natürlich sorgte die Ankündigung des Projekts vergangenes Jahr für viele Fragen. Gewohnheiten zu ändern ist nie ganz ohne. «Natürlich kann es beunruhigend sein, dass wir jetzt auf Papier verzichten und unsere Arbeitsweise anpassen müssen», gibt Annik Balet zu.

Um den Wandel zu begleiten, wurde die Dienststelle von Lucide, einem Beratungsunternehmen für digitale Transformation, unterstützt. Für Elsa Devaux, Fachanalystin bei Lucide, hängt der Erfolg eines solchen Projekts nicht nur von der Technik, sondern zu einem grossen Teil von den Menschen ab: «Briefe zu versenden hat eine jahrhundertealte Tradition. Dies nun elektronisch zu tun, verändert tief verwurzelte Gewohnheiten.»

Briefe zu versenden hat eine jahrhundertealte Tradition. Dies nun elektronisch zu tun, verändert tief verwurzelte Gewohnheiten

SCHULEN UND MIT INS BOOT HOLEN

Entsprechend wichtig ist es, die Leute nicht nur zu schulen, sondern auch wirklich ins Projekt einzubeziehen. Matilda Martin ist seit 13 Jahren als administrative Mitarbeiterin und Prozessverantwortliche bei der DSUS tätig. Gemeinsam mit weiteren Kolleginnen und Kollegen war sie von Beginn weg ins Projekt involviert. In einem ersten Schritt ging es darum, die Bearbeitung des eingehenden Postverkehrs genau zu analysieren, um anschliessend die entsprechenden Regeln im Hinblick auf die Digitalisierung neu zu definieren. «In meinem Bereich, dem Führerscheinwesen, haben wir beispielsweise ermittelt, welche physischen Dokumente für unsere Arbeit unverzichtbar sind und welche digitalisiert werden können.» Seit Mitte April befinden sich die Teams in der neuen, digitalen Ära. Matilda Martin zeigt sich zufrieden «das Tool so präzise wie möglich an die Bedürfnisse anpassen zu können».

DIE DSUS ALS VORREITERIN

Dass gerade die Dienststelle für Strassenverkehr und Schifffahrt für die Pilotphase ausgewählt wurde, ist alles andere als Zufall. An den drei Standorten in Sitten, St-Maurice und Visp hat es die DSUS täglich mit einem umfangreichen und sehr diversen Postaufkommen zu tun. Neben der Standardpost kommen KFZ-Kennzeichen und 3D-Dokumente wie Führerscheine hinzu.

Ausserdem ist die Organisationsstruktur der Dienststelle sehr komplex, was sie zum idealen «Versuchskaninchen» macht. Aber vor allem waren bei der Dienststelle bereits alle Voraussetzungen für eine Digitalisierung gegeben, nachdem sie 2022 bereits ein eigenes Projekt lanciert hatte. «Da uns die Mittel fehlten, waren wir zum Abwarten gezwungen. Wir hatten aber bereits die Grundlagen geschaffen, die Raumverhältnisse analysiert und die Vorbereitungsarbeiten in Angriff genommen», erklärt Annik Balet. Die Wahl der DSUS hat sich also quasi aufgedrängt.

ALLE DIENSTSTELLEN BETROFFEN

Es geht also voran mit der Digitalisierung der Post innerhalb der Kantonsverwaltung. Für die Projektverantwortlichen stehen insbesondere die Vereinfachung der Abläufe und die Steigerung der Effizienz im Fokus. Die Erfahrungen der DSUS sollen die erwarteten Vorteile bestätigen. «Die DSUS bereitet den Weg vor. Und wird dabei sehen können, welche Aspekte noch verbessert werden müssen. Davon werden alle Dienststellen profitieren können, welche die Digitalisierung noch vor sich haben», so Jean-Christophe Crettenand. Langfristig, also innerhalb der nächsten fünf Jahre, sollen die digitalen Mailrooms auf die gesamte Verwaltung ausgeweitet werden. Dabei sprechen wir von einem Volumen von rund einer Million Briefe pro Jahr.

Die DSUS bereitet den Weg vor. Und wird dabei sehen können, welche Aspekte noch verbessert werden müssen. Davon werden alle Dienststellen profitieren können, welche die Digitalisierung noch vor sich haben

EIN VORHER UND EIN NACHHER

Bei der Dienststelle für Strassenverkehr und Schifffahrt machen sich die Teams nach und nach mit der neuen Arbeitsweise vertraut. Kleinere Anpassungen und Korrekturen sind im Gange und werden noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Matilda Martin ist aber nach wie vor überzeugt, dass der eingeschlagene Weg der richtige ist: «Die Digitalisierung ist Teil unserer Entwicklung. Es geht immer stärker in Richtung papierlos. Das macht unsere Arbeit einfacher.»

Der Wandel wird Schritt für Schritt vorangetrieben und orientiert sich dabei an den Bedürfnissen vor Ort. Sicher ist, es wird ein Vorher und ein Nachher geben.

Die Digitalisierung ist Teil unserer Entwicklung. Es geht immer stärker in Richtung papierlos. Das macht unsere Arbeit einfacher.