506 Register oder aneinandergereiht 39 Laufmeter – so zahlreich bzw. lang sind die Entscheide, die vom Staatsrat seit 1815 gefasst wurden und eine wichtige Quelle für die Forschung und die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns bilden.

Oder zumindest wären sie so lang: Nur wenigen ist nämlich bekannt, dass der Walliser Staatsrat seit 2011 zur Beschlussfassung vollständig auf elektronische Dossiers zurückgreift und dazu ein Dokumentenmanagementsystem (ECM SRE ) nutzt. Dass die Entscheide elektronisch gefasst werden, hat damit auch Einfluss auf die Archivierung, wo das Papier einer komplett digitalen Archivierung weichen musste. Und so hat das Staatsarchiv Wallis 2017 und 2021 bereits zwei Dateneinlieferungen aus dem ECM SRE erhalten

Dank der elektronischen Archivierung können umfangreichere Informationen gesammelt werden, die direkt aus dem ursprünglichen Computersystem stammen. Während also Papierregister nur die einzelnen Entscheide enthalten, können in digitalen Akten alle Belege sowie der Bearbeitungsverlauf jedes Falls eingesehen werden.

Dennoch darf man nicht ausser Acht lassen, dass digitale Daten ein empfindliches Medium bleiben und strikte Prozesse nötig sind, die lange vor dem Zeitpunkt der Archivierung festgelegt werden müssen. Aus diesem Grund ist es wichtig, von Anfang an daran zu denken, das Archivpersonal in IT-Projekte einzubinden!