Procédure

A réception de la demande d’information ou d’accès à un document officiel, la personne désignée devra procéder à un premier examen rapide:

1. contrôler si la demande porte sur des documents officiels ;
2. examiner d’emblée si le travail occasionné par la demande sera manifestement disproportionné au sens de l’art.16 RèLIPDA ; si tel est le cas, proposer au demandeur des solutions de rechange (p.ex. reformuler une demande moins vaste) ;
3. examiner s’il existe un intérêt public ou privé prépondérant , ou une autre loi cantonale ou fédérale s’opposant à la diffusion totale ou partielle de l’information ou du document officiel demandés. Les tiers concernés sont consultés lorsque l’accès à un document officiel ou des données peut porter atteinte à un intérêt prépondérant privé selon l’art. 15 LIPDA ;
4. si nécessaire, prendre contact avec le demandeur pour lui signaler qu’un émolument pourra lui être facturé (art. 22, 23, 24 RèLIPDA) ou pour l’informer que l’autorité prolongera le délai de réponse de dix jours (art. 50 LIPDA).

Durant cette marche à suivre, il est conseillé à la personne désignée de s’adresser à la Chancellerie d’Etat du canton de Valais  en cas de doute sur l’application de la loi.
 
Une fois les quatre points décrits ci-dessus examinés, et si rien ne s’oppose à la transmission de l’information ou du document officiel, la personne désignée devra veiller à respecter les délais pour la réponse, à savoir 10 jours dès réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de 10 jours si les documents officiels demandés sont:

• volumineux: p.ex. les informations demandées nécessitent des recherches dans de nombreux documents, livres ou données électroniques ;
• complexes: p.ex. le caviardage des documents s’avère difficile en raison de la complexité du sujet ou de la pesée des intérêts en présence ;
• difficiles à obtenir: p.ex. les documents nécessitent des recherches approfondies dans les archives.

La prolongation du délai doit rester exceptionnelle. Seuls les motifs impérieux qui, objectivement, empêchent de répondre dans le délai ordinaire, justifient une prolongation.

Lorsque l’Autorité entend limiter ou refuser l’accès à un document, elle doit en informer les intéressés. En même temps, elle doit leur indiquer qu’ils disposent d’un délai de 10 jours pour demander l’ouverture d’une procédure de médiation  auprès du préposé.