Gestion du cycle de vie des documents

Une bonne gestion des documents et des archives implique aujourd’hui de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur réception ou leur création par une administration jusqu’à leur élimination contrôlée ou leur archivage (versement ou dépôt aux Archives).

Le cycle de vie s’applique à tous les documents, quels qu’en soient le type ou le support (papier ou électronique).

Gestion ordonnée des documents

Une gestion ordonnée des documents et des données – que l’on appelle en anglais records management – est la pierre angulaire d’une gestion transparente des affaires et d’une protection adéquate des données personnelles et sensibles en possession des administrations cantonale, communales ou bourgeoisiales.

Un bon système de gestion des documents suppose de maîtriser l’ensemble de leur cycle de vie, à travers

• l’organisation des documents au sein d’un système de classement ;
• le contrôle des accès aux dossiers ;
• la gestion des durées de conservation assignées aux dossiers.

La LIPDA prévoit que les administrations cantonale, communales et bourgeoisiales, ainsi que les employés qui en dépendent gèrent et conservent d’une manière ordonnée les documents officiels (art.41).

Archivage

Certains dossiers constitués par les collaborateurs des administrations cantonale, communales et bourgeoisiales possèdent une valeur qui les destine à une conservation définitive. Une fois leur phase active terminée, pendant laquelle ils sont fréquemment utilisés, ces dossiers doivent être archivés.

L’archivage implique

• de conditionner les documents en utilisant du matériel ou des formats spécifiques pour assurer une bonne conservation à travers le temps ;
• de décrire les dossiers dans des inventaires ;
• de mettre à disposition les inventaires des dossiers archivés ;
• d’assurer la conservation des dossiers archivés ;
• de permettre la consultation des dossiers archivés, selon les bases légales en vigueur.

La LIPDA prévoit que les administrations cantonale, communales et bourgeoisiales proposent les documents qui ne sont plus utiles pour l’expédition courante des affaires aux Archives concernées (art.42).

Les Archives de l’Etat du Valais assurent l’archivage des documents produits par l’Etat du Valais (pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire) ainsi que des organes paraétatiques.

Les communes sont tenues de constituer et de conserver leurs archives. Elles peuvent toutefois déposer leurs archives anciennes (jusqu’en 1970 environ) aux Archives de l’Etat du Valais, selon les modalités définies par ces dernières.

Soutien des Archives de l’Etat du Valais

Les Archives de l’Etat du Valais sont l’autorité de référence pour les questions liées à la gestion ordonnée et l’archivage des documents, quel qu’en soient le type et le support. Elles assurent également la surveillance des archives communales.

Afin de soutenir les différentes administrations, les Archives de l’Etat du Valais mettent à leur disposition des Guides de gestion des documents et des archives et organisent des cours de formation. Les archivistes se tiennent également à leur disposition pour tout conseil ou visite.

En relation :

• Conseil à l’Administration cantonale
• Conseil aux communes municipales et bourgeoisiales