Die folgenden Informationen stammen aus Dokumenten des Bundes. Alle Details finden Sie im PDF-Dokument "Anforderungen an die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten des Bundes" auf der Seite Hilfsmittel für barrierefreie digitale Kommunikation des Eidgenössischen Büros für die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (EBGB).

Einführung

Barrierefreie Word- und PDF-Dokumente sind so gestaltet, dass sie von allen, auch von Menschen mit Behinderungen, genutzt werden können. Der Inhalt ist so strukturiert und formatiert, dass er mit assistiven Technologien (wie Screenreadern) kompatibel und für Menschen mit Seh-, Hör-, motorischen oder kognitiven Behinderungen lesbar ist.

Ein barrierefreies Word-Dokument erstellen

Wenn Ihr Word-Dokument mithilfe der in Word vordefinierten Formatvorlagen strukturiert ist, erleichtert dies die spätere Umwandlung in ein barrierefreies PDF.

Integrierte Formatvorlagen für die Struktur verwenden

Verwenden Sie die in Word verfügbaren Formatvorlagen für Überschriften (Titel 1, Titel 2 usw.), um das Dokument so zu organisieren, dass eine hierarchische Struktur entsteht und Bildschirmleser leicht durch den Inhalt navigieren können.
Verwenden Sie Formatvorlagen für Listen (für Aufzählungen oder nummerierte Listen), anstatt Symbole oder Zahlen manuell einzufügen.

Beschreibungen zu Bildern und Grafiken hinzufügen

Fügen Sie für jedes Bild, jede Grafik oder andere visuelle Elemente einen Alternativtext ein, indem Sie auf die Formatoptionen des Bildes zugreifen (Rechtsklick > "Alternativtext "). Der Alternativtext sollte kurz, präzise und beschreibend sein und den visuellen Inhalt knapp erklären.
Wichtige Informationen sollten niemals ausschliesslich in Bildern dargestellt werden. Alle wesentlichen Inhalte müssen auch in Textform vorhanden und für assistive Technologien zugänglich sein.

Sicherstellung eines ausreichenden Farbkontrasts

Verwenden Sie Text- und Hintergrundfarben mit hohem Kontrast, um die Lesbarkeit für Menschen mit Sehbehinderungen zu gewährleisten. Dunkler Text auf hellem Hintergrund ist z. B. besser lesbar.
Vermeiden Sie es, nur Farben zu verwenden, um Informationen zu vermitteln. Verwenden Sie Beschriftungen oder andere visuelle Orientierungshilfen.

Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart und eine angemessene Schriftgrösse

Entscheiden Sie sich für serifenlose Schriftarten wie Arial, Verdana oder Calibri, da diese in der Regel besser lesbar sind.
Verwenden Sie eine Schriftgrösse von mindestens 12 Punkt für den Fliesstext und achten Sie darauf, dass die Überschriften deutlich grösser sind.

Automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen

Fügen Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis ein, das auf den verwendeten Überschrift-Formatvorlagen basiert, um eine schnelle und strukturierte Navigation durch das Dokument zu ermöglichen. Dies hilft Nutzenden, insbesondere solchen mit Screenreadern, einzelne Abschnitte im Dokument leicht zu finden.

Einfache Tabellen verwenden und Überschriften hinzufügen

Bevorzugen Sie einfache Tabellen ohne Zellzusammenführungen und vermeiden Sie verschachtelte Tabellen, die für Bildschirmleser schwer zu interpretieren sind.
Fügen Sie Spalten- oder Zeilenüberschriften in Tabellen ein und definieren Sie sie als "Kopfzeile", um ihre Funktion deutlich zu machen.

Aussagekräftige Linkbeschreibungen verwenden

Verwenden Sie explizite Linktexte, wie z. B. "Zum Benutzerhandbuch" statt "Hier klicken", damit die Nutzenden den Zweck des Links sofort verstehen können.

Das intregrierte Word-Tool zur Überprüfung der Barrierefreiheit verwenden

Microsoft Word verfügt über einen eingebauten Barrierefreiheitsprüfer. Gehen Sie auf die Registerkarte "Überprüfen". > "Barrierefreiheit überprüfen". Dieses Tool identifiziert potenzielle Barrieren im Dokument und macht Vorschläge, wie sie behoben werden können.

Good Practice

Dokument logisch strukturieren: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt einer klaren und logischen Struktur folgt, mit gut erkennbaren Überschriften, Unterüberschriften und Absätzen. Eine durchdachte Gliederung erleichtert das Lesen und Verstehen erheblich.
Seien Sie prägnant in den Beschreibungen: Der Alternativtext sollte kurz, aber informativ sein. Vermeiden Sie die Wiederholung unnötiger Informationen: Nur Informationen, die für das Verständnis des Bildes wesentlich sind, sollten erwähnt werden.
Vermeiden Sie schwebende Elemente: Schwebende Elemente (freischwebende Bilder usw.) können die Navigation und die Lesbarkeit für Bildschirmleser erschweren. Verwenden Sie stattdessen aneinandergereihte Bilder.
Farbkontraste überprüfen: Verwenden Sie externe Tools wie Colour Contrast Analyser, um die Kontraste zu überprüfen.
Mit Screenreader testen: Wenn möglich, führen Sie einen Test mit einem Screenreader wie NVDA oder JAWS durch, um zu überprüfen, ob das Dokument richtig interpretiert wird und die Struktur korrekt ist

Software

Integrierte Barrierefreiheitsprüfung in Word: Dieses Tool identifiziert grundlegende Probleme mit der Barrierefreiheit und gibt Hinweise, wie man sie beheben kann. Neuere Word-Versionen (ab Word 2010) haben einen Barrierefreiheitsprüfer, der ähnlich wie die Rechtschreibprüfung funktioniert. Um ihn zu verwenden, klicken Sie auf "Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > "Barrierefreiheit prüfen"
Screenreader: Verwenden Sie Bildschirmleser, um das Dokument testweise vorlesen zu lassen (z. B. NVDA oder JAWS).
Kontrast-Checker: Bei Dokumenten mit benutzerdefinierten Farben prüfen Tools wie der Colour Contrast Analyser, ob der Kontrast für Menschen mit Sehbehinderungen angemessen ist

Ein barrierefreies PDF-Dokument erstellen

Für ein barrierefreies PDF müssen bereits beim Entwurf des Dokuments bestimmte Schritte und good practices befolgt und spezielle Tools zur Überprüfung und Validierung der Barrierefreiheit der endgültigen Datei benutzt werden.

Bereiten Sie das Quelldokument vor

Verwenden Sie im Originaldokument (Word, PowerPoint usw.) strukturierte Formatvorlagen: Titel, Untertitel, Absätze, Listen usw. Die Formatvorlagen werden in der Regel in der PDF-Datei gespeichert. Dadurch können bei der Umwandlung in PDF automatisch barrierefreie Tags erstellt werden.
Fügen Sie Bildbeschreibungen (Alternativtexte) für alle nicht-textuellen Inhalte wie Bilder, Grafiken und Diagramme hinzu.
Sicherstellung eines ausreichenden Farbkontrasts für Texte und visuelle Elemente, um Menschen mit Sehbehinderungen das Lesen zu erleichtern.
Vermeiden Sie zu komplexe Elemente (wie verschachtelte Tabellen oder mehrspaltige Layouts), die das Lesen mit assistiven Technologien erschweren können.

Dokument als barrierefreies PDF exportieren

Aus Programmen wie Word oder InDesign verwenden Sie die Funktion "Als PDF exportieren", indem Sie Einstellungen für die Beibehaltung von Accessibility-Tags wählen.
Verwenden Sie die Funktion Drucken und Umwandeln in PDF 24, um die Barrierefreiheit zu erhalten.
Überprüfen Sie die Integrität der Tags nach dem Export, da strukturierte Tags (Überschriften, Absätze usw.) nicht immer perfekt erhalten bleiben.

Adobe Acrobat Pro (oder eine gleichwertige Software) verwenden, um die Barrierefreiheit des PDFs anzupassen und zu überprüfen

Überprüfen Sie die Struktur-Tags: Stellen Sie sicher, dass alle Elemente des Dokuments korrekt markiert sind (H1, H2 für Überschriften, P für Absätze usw.).
Fügen Sie Bildbeschreibungen hinzu oder passen Sie sie an, wenn sie nicht korrekt exportiert wurden.
Überprüfen Sie die Lesereihenfolge: Dieser Aspekt ist entscheidend, damit der Inhalt von Screenreadern in der logischen Reihenfolge gelesen wird.
Füllen Sie die Metadaten (Dokumententitel, Autor, Sprache) aus, um die allgemeine Zugänglichkeit zu verbessern.
Verwenden Sie das in Adobe Acrobat Pro integrierte Tool zur Überprüfung der Barrierefreiheit, um mögliche Probleme zu erkennen.

Barrierefreiheit mit einem Screenreader testen

Verwenden Sie Tools wie NVDA (Non Visual Desktop Access), um die Lesbarkeit von PDFs zu testen.
Überprüfen Sie, ob der Inhalt richtig interpretiert wird.

Good Practice

Logischer und hierarchischer Aufbau: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt einer logischen Struktur folgt, mit hierarchischen Überschriften, klar definierten Abschnitten und einem linearen Inhaltsfluss.
Bildbeschreibungen: Ergänze für jede grafische Darstellung einen relevanten, beschreibenden Alternativtext, der den Inhalt oder Zweck des Bildes vermittelt.
Kontrast und Farben: Verwenden Sie Farben mit ausreichendem Kontrast und vermeiden Sie es, Informationen nur durch Farbe zu vermitteln.
Beschreibende Links: Die Links sollten klar und aussagekräftig sein (z. B. "Siehe Benutzerhandbuch" statt "Klicken Sie hier").
Vereinfachte Tabellen: Beschränken Sie Tabellen auf einfache Strukturen und fügen Sie Spaltenüberschriften ein, damit sie von assistiven Technologien leichter gelesen werden können.
Lesbare Schrift: Bevorzugen Sie gut lesbare, serifenlose (oder Sans-Serif) Schriftarten in ausreichender Grösse.
Formulare: Wenn dein PDF ausfüllbare Formularfelder enthält, stellen Sie sicher, dass alle Felder klar beschriftet sind.

Software

Tools zur Überprüfung und Verbesserung der Barrierefreiheit von PDFs:

Adobe Acrobat Pro (kostenpflichtig): Ermöglicht das Bearbeiten und Überprüfen von Accessibility-Tags.
PAC (PDF Accessibility Checker): Ein kostenloses Tool, mit dem Sie die Barrierefreiheit einer PDF-Datei überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln können.
NVDA oder JAWS: Beliebte Screenreader, um die Lesbarkeit und die Lesereihenfolge eines Dokuments zu testen.